in biểu mẫu theo yêu cầu để làm hóa đơn điện tử

in biểu mẫu hcm

Hiện nay, công nghệ hiện đại phát triển ngoài cách in biểu mẫu hóa đơn truyền thống thì còn có một loại nữa đó chính là biểu mẫu hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì? cùng chúng tôi tìm hiểu để biết được loại hình in biểu mẫu theo yêu cầu hóa đơn này nhé.

in biểu mẫu theo yêu cầu

Hóa đơn điện tử là gì

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì cần thông báo cho khách hàng và cách thức truyền nhận loại hóa đơn này. Và phải đưa ra những thỏa thuận liên quan khi sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn đó.

Sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ không cần đặt in biểu mẫu theo yêu cầu tại các công ty in, giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.

in biểu mẫu

Những điều kiện để in biểu mẫu theo yêu cầu

Không chỉ riêng hóa đơn điện tử những loại hóa đơn thông thường cũng có những quy định riêng, điều kiện riêng khi sử dụng. Đối với hóa đơn điện tử đó sẽ được sử dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng , bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử .

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Theo đó nếu các đơn vị in biểu mẫu theo yêu cầu , doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng.

xem thêm bài viết in bao lì xì tại đây